8 Produktivitäts-Hacks für Musiker:innen

Du kennst sicher das wunderbar befriedigende Gefühl, an einem Tag so richtig viel geschafft zu haben. Alles lief wie am Schnürchen, und du hast die gewünschten Ergebnisse erreicht, bestenfalls sogar übertroffen. Auf jeden Fall bist du ein großes Stück weitergekommen. „Das war jetzt wirklich produktiv!, sagst du dann vielleicht. Es ist ja auch nichts nerviger, als ausgebremst zu werden: von ineffektiven Proben, technischen Problemen, nicht druckenden Druckern, schlechter Vorbereitung oder Fehlplanung, von körperlichen oder seelischen Unpässlichkeiten, von Verzettelung und all den Zumutungen, die der normale Alltag im Beruf und auch im Privatleben für uns alle bereithält.

In diesem Artikel habe ich 8 Produktivitäts-Hacks für Dich. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit und außerdem absolut subjektiv. Ich teile hier mit dir die stets vorläufigen Ergebnisse meiner Selbstversuche und Gedanken zum Thema. (Deshalb werde diesen Artikel auch von Zeit zu Zeit aktualisieren.)

Ich kenne eigentlich niemanden, der sich nicht ab und an mehr Produktivität wünscht. In der Regel steckt ein tiefes Bedürfnis dahinter, mehr Zeit für die Dinge zu haben, die wirklich wichtig und wesentlich sind.

Produktivität ist ursprünglich ein Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre, der beschreibt, in welchem Verhältnis produzierte Güter oder Dienstleistungen zu den dafür benötigen Produktionsfaktoren stehen. (Wikipedia) Es geht also um Aufwand und Ergebnis oder Input und Output. Diese Sichtweise übertragen wir auf unsere Lebenswirklichkeit.

Aus dieser Perspektive tut sich gleich ein nächster Aspekt auf: der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz. Oft verwenden wir die beiden Begriffe synonym, obwohl sie unterschiedliche Bedeutungen haben.

Kurz und knackig: Effektivität = Die richtigen Dinge tun. Effizienz = Die Dinge richtig tun.

Ich finde es ganz interessant, sich das immer wieder zu vergegenwärtigen, denn es schärft den Blick dafür, an welchen Stellschrauben zu drehen sinnvoll sein kann.

Das produktive WAS und WIE

Als Musiker:in ist dir das ja vertraut. Wenn du etwas an deiner Technik verbessern oder einstudieren willst, überlegst du sehr sorgfältig, welche Methode du beim Üben anwenden willst, um den gewünschten Effekt zu erreichen. Zusätzlich musst du das auch noch richtig machen: Oft genug, kontrolliert genug, konsequent genug … So ist es beim Sport, beim Kochen und natürlich auch beim Arbeiten. Beim Proben, beim Lernen und Üben, beim Organisieren von Projekten und der WorklifeBalance. Eigentlich fast immer. Wenn wir uns also unproduktiv fühlen, kann das an verschiedenen Faktoren liegen. Wir tun das Falsche oder wir tun das Richtige auf die falsche Weise. Schlimmstenfalls beides gleichzeitig.

Und weil wir heutzutage in einer Welt leben, die mitunter dem (Selbst-)Optimierungswahn verschrieben ist, gibt es unzählige Bücher und Ratgeber mit ausgebufften Methoden, Tipps und Tricks, dazu natürlich auch die passenden Apps und Tools: Zeitmanagement, Projektmanagement, Zusammenarbeit, Journaling, Fokus, Ziele und Visionen, Tracking – was immer du willst … Smart genutzt kann dir das durchaus große Dienste leisten. Achtung nur, dass du dich nicht davon beherrschen lässt, oder dich in einer Übertoolisierung verlierst.

Fangen wir beim Zeitmanagement an:

#1 Was bist du eigentlich für ein Typ? – ein Buch für Künstlerseelen von Cordula Nussbaum

Bist du ein kreativer Chaot oder eher ein logischer Ordner? Beides oder keins von beidem? Cordula Nussbaum hat ein sympathisches Konzept entwickelt, das dabei hilft, Selbst- und Zeitmanagementstrategien an die eigene Persönlichkeit und individuellen Bedürfnisse anzupassen. Mit ihrem Buch „Zeitmanagement für kreative Chaoten“ gibt sie ihren Leser:innen verschiedene Instrumente an die Hand, um sich in modernen Arbeitsumgebungen zurechtzufinden. Und sie vergisst dabei auch die Entspannung nicht. Zusätzlich gibt es noch ein Arbeitsbuch „für mehr Zeit- und Lebensqualität“. Ich mag diesen Ansatz.

#2 Timetracking Apps

Fragst du dich oft, bei welcher deiner Tätigkeiten die meiste Zeit draufgeht? Du willst schnell noch eine E-Mail schreiben und ruckzuck sind 30 Minuten verflossen. Du bist stundenlang damit beschäftigt, deine Schüler zu organisieren? Du treibst dich mehr als dir lieb ist, auf Social-Media-Plattformen rum, hast aber keine Ahnung wie viel Zeit du tatsächlich dabei verballerst. Schließlich tust du das ja auch für dein Marketing. Du übst gefühlt zu wenig, und machst stattdessen zu viel „Orgakram“ …

Timetracking Apps sind nicht nur dafür geeignet, Arbeitszeit zu erfassen, die du anderen in Rechnung stellen kannst. Ich finde sie auch äußerst praktisch, um Zeitfresser und Prokrastinationstätigkeiten aufzuspüren. Wenn du weißt, wo deine Zeit bleibt und es gefällt dir nicht, kannst du mit ihrer Hilfe auch dein Zeitmanagement optimieren. Ich habe ausprobiert:

Die mobile Zeiterfassungs-App Timesheet . Die kostenfreie Version bietet mobile Zeiterfassung für beliebig viele Projekte. Seine Daten kann man in XLS exportieren. Alles vorhanden was man braucht, um einen klaren Überblick zu gewinnen. Im Abonnement sind die Webanwendung und zusätzliche Funktionen wie Synchronisierung und Cloud-Sicherung enthalten. Wenn duvergisst die App zu starten, kannst du Zeiten und Projekte auch nachträglich erfassen. An das Starten der App zu denken ist eigentlich die größte Herausforderung.

Noch etwas besser gefällt mir Timeular . Das Design der Benutzeroberfläche ist intuitiver und moderner. Auch die Auswertungsmöglichkeiten erschienen mir vielfältiger und besonders geeignet für Freiberufler. Schick ist der dazugehörige, aber nicht zwingend erforderliche Tracker, ein achtseitiger Würfel, dessen Seiten du individuell belegen kannst. Mittels Drehen startest du in der App jeweils ein bestimmtes Projekt. Das macht die minutengenaue Zeiterfassung ganz beiläufig und buchstäblich im Handumdrehen. Mir war dieser nice-to-have-Würfel bisher zu teuer, aber ohne (dafür mit dem handy) geht es auch tadellos. Leider ist vor kurzem die kostenfreie Basicversion abgeschafft worden. Hier endete dann mein Selbstversuch. Schade.

#3 Termine automatisiert vergeben mit Online-Terminplanungssoftware

Manchmal braucht es mehrere E-Mails, Textnachrichten oder Anrufe bis ein Termin mit einer Schüler:in (oder in meinem Fall Kund:in) endlich steht. Nervig, oder? Und dann möchte die Person im letzten Moment nochmal verschieben. Mit einer Online Terminplanungstool kannst du solche Prozesse automatisieren. Mittels einem link, den du verschicken oder auf deiner Homepage einbetten kannst, können andere einfach und schnell den für sie besten Termin buchen, absagen oder verschieben. Du kannst die Dauer der Termine und deine Verfügbarkeiten einstellen, die Software mit deinem digitalen Kalender verbinden sowie Bestätigungs- und Erinnerungsbenachrichtigungen aktivieren. Schnittstellen zu Bezahlanbietern gibt es auch. Doppelbuchungen sind so Geschichte. Ich benutze calendly und bin damit sehr zufrieden.

Die Terminfindung in der Gruppe funktioniert meines Erachtens am besten mit einer Doodle Umfrage.

Helferlein für deine Projekte

#4 Projektmanagement Tools: Onlinedienste fürs Aufgabenmanagement

Wenn ein Projekt etwas komplexer oder umfangreicher ist, verliert man leicht mal den Überblick. Insbesondere, wenn auch noch andere Personen in den Workflow involviert sind. Hier bietet es sich an, Projektmanagement Tools einzusetzen. Ich führe beispielsweise meinen Redaktionsplan für den intakt-Blog, meinen Newsletter und den Content für Social Media in Trello. Denn alles hängt mit allem zusammen. Für ein weiteres Themenfeld benutze ich derzeit Asana. Die beiden unterscheiden sich allerdings kaum und sind in der kostenfreien Version absolut ausreichend (für meine Zwecke). Da ist die Wahl eher eine Sache des Geschmacks. Es gibt außer diesen beiden Anwendungen unzählige weitere, und im www. viele Blogartikel, die sie miteinander vergleichen.

Ich kann die Arbeit mit einem solchen Programm sehr empfehlen. Es ist möglich, Team-Mitglieder an Bord zu holen, einen Workflow übersichtlich darzustellen, Daten und Notizen auszutauschen, Aufgaben zu verteilen, Zeitpläne zu erstellen. Mir hilft es, mehr Ordnung im Kopf zu halten.

# 5 Notizen organisieren: Zettelwirschaft Adé.

Ich gebe zu: Ich könnte noch viel besser darin sein. Mit Evernote lässt sich nahezu ALLES organisieren. Ich träume seit Jahren davon, meine Zettelwirtschaft in den Griff zu bekommen und alle meine Notizen, Ideen, Recherchen ordentlich verschlagwortet digital und wieder auffindbar abzulegen. Ganz so, wie es die Macher von Evernote versprechen: „Zähme deine Arbeit, organisiere dein Leben. Merke dir alles und bewältige jedes Projekt – mit deinen Notizen, Aufgaben und Terminen an einem gemeinsamen Ort.“

Ich habe einen Freund, der schon seit vielen Jahren quasi sein ganzes Leben mit Evernote organisiert. Es ist super praktisch, mit handy und desktop zu benutzen speichert es Notizen in ALLEN Dateiformaten. In der Proversion hat es sogar Texterkennung innerhalb von Dateien wie Fotos und PDFe. Ich werde zwar immer besser im konsequenten Gebrauch, aber es gibt noch ziemlich viel Luft nach oben. Und auch diese App kann man gemeinsam mit anderen Menschen nutzen.

#6 Grafikdesign für Nichtkönner – Wenn du kein Indesign und Photoshop kannst.

Du musstest bestimmt schon oft Flyer, Plakate, Handzettel, CD-Cover, Pressematerial entwerfen und erstellen. Und du hast vermutlich auch genauso oft dabei schier in die Tischkante gebissen. Weil du keine wirklich geeignete Software besitzt bzw. bedienen kannst. Weil du mit dem Visuellen einfach nicht so gut bist wie mit dem Akustischen. Weil du dir leider kein professionelles Grafikdesign leisten kannst. Weil es so mega viel Zeit kostet.

Mit Canva kannst du es mindestens besser hinkriegen: Intuitiv zu bedienen, Vorlagen ohne Ende für alles von der Visitenkarte bis zum Buch, und mit allen erdenklichen Apps verknüpft. Richtig gutes Grafik-Design – so finde ich – sollte in die Hände von Profis gelegt werden. Ist ja nicht umsonst ein Studium vonnöten. Aber für den Hausgebrauch ist Canva unfassbar hilfreich und komfortabel. Auch in der Gratis-Version. Mir macht es Spaß. Manchmal verkünstle ich mich unnötig dabei.

Mehr Konzentration und Fokus

# 7 Acht Arbeitstechniken, mit denen du dich besser fokussierst

Wirst du oft gestört oder unterbrochen? Fällt es die schwer, an einer Sache dranzubleiben, wenn von außen alles Mögliche auf dich einstürmt? Es gibt verschiedene Ansätze dem zu begegnen und in weniger Zeit mehr zu schaffen. Was für dich funktioniert, musst du ausprobieren. Es hängt von deinem Lebensumständen und auch der jeweiligen Aufgabe ab. Hier drei Beispiele:

Die Pomodoro-Methode basiert auf der Annahme, dass das menschliche Gehirn leistungs- und konzentrationsfähiger ist, wenn nach einer bestimmten Dauer (25 Minuten) eine kurze Pause (5 min) gemacht wird. Nach mehreren solcher Einheiten wird dann ein längere Pause eingelegt. Ich denke, dass viele Musiker:innen dies Methode eh fürs Üben einsetzen. Es geht aber auch gut für die „Drumherum-Aufgaben“ Die gründliche Vorabplanung und anschließende Reflexion ist ein weiterer wichtiger Bestandteil dieser Technik.

Beim Timeboxing wird für eine Aufgabe oder ein ganzes Projekt ein fester Zeitrahmen festgelegt. Zum Beispiel 30 Minuten für die Beantwortung von E-Mails. Dieses Zeitbudget wird dann unbedingt eingehalten, auch wenn die Aufgabe nicht beendet werden konnte. Was fehlt, wird verschoben oder sogar gestrichen. Ziel ist, dabei effizienter zu werden. Wirkt auch wunderbar bei Besprechungen.

Um besonders anspruchsvolle Aufgaben für die du dein vollständiges intellektuelles Potenzial ausschöpfen willst, eignet sich die von Cal Newport als Deep Work ausführlich beschriebene Technik. Du erzeugst einen Zustand der ablenkungsfreien Konzentration, indem du deine Gedanken komplett auf eine Sache fokussierst und ihr deine ganze Aufmerksamkeit widmest. Alles, was in irgendeiner Form ablenkend oder störend ist, wird ausgeblendet. Tunnelblick ist hier ausdrücklich gewollt.

Große Zeitcluster, etwa halbe oder ganze Tage in ablenkungsfreier Umgebung, ermöglichen es, komplexe und kreative Prozesse schneller und auch in besserer Qualität zu bewältigen.

Auf keinen Fall dogmatisch werden

# 9 Mach es nicht kompliziert

Das Angebot an Produktivitätsverbesserungsideen ist schier unendlich. Und Ausprobieren macht mitunter ja auch Spaß. Aber stress dich nicht. Es passt nicht alles zu dir oder zu deinen Anforderungen. Wenn was nicht funktioniert, dann funktioniert es eben nicht. All diese Dinge sollen einzig ihren Zweck erfüllen, nämlich dein Leben erleichtern. Sie existieren nicht um ihrer selbst willen. Also achte auf dein Bauchgefühl, teste, verwerfe, wechsle ab. Du bist der Boss.

Die allereinfachste Methode die Produktivtät zu erhöhen ist: Genug Pausen machen und auch mal 5 gerade sein lassen, wenn es möglich ist.

Passend dazu empfehle ich dir noch mein aktuelles Lieblingsbuch: Radikale Selbstfürsorge. Jetzt! – Eine feministische Perspektive von Svenja Gräfen (Weihnachtsgeschenk von meinem Mann. )